今後、ますます必要となるであろうオンライン会議、世界のオンライン化はもの凄い速度で進んでいます。 何となく、「オンライン会議はストレスだ」「気持ちが変わる」「集中できない」と思ったことはそれは、「オンラインだからだ」「文化の違い」と片付けていませんか？
オンラインで参加している人をみて、「この人は意外とこうだ、これは良くない、イメージが変わった」そんな風に思ったことはありませんか？
それは誰も考えていませんので、気をつけなければいけません。 そしてこれを「ネチケット」と呼び、これこそが世界共通の国際マナーになります。
次回は、「実際にオンラインで国際会議をする時のマナー」をご紹介しますが、今回は、世界一般的なオンライン会議についてお話しいたしました。
オンラインではありがちな失敗
実は、オンライン会議の不便さは、オンラインの「状況」が招いているのではなく、そのやり方が間違っているだけなのです。
ここまで改善すれば、オンラインのメリットだけ取れることができます。
そして、もっと大切なのは、「オンラインマナーが存在する」ということを知っていることです。
ここのところ、オンライン会議や講義に参加することがとても多くなりました。その際、気が付いたことがあります。それは、９割の人がオンラインマナーを全く知らない、と言う事です。
簡単に解決し、自分たちをプロフェッショナルにみせることができるオンライン会議や講義のチャンスを残す、正反対の印象で、対面ではプロフェッショナルな分、非常にがっかりすることが多くありました。
しかし、この点を改善すれば、オンラインでも信頼できる印象を与える事ができます。
オンライン会議・講義の休憩・不休
誰もが知るように、オンライン会議には大きな利点と不利点があります。
- オンラインは、移動時間短縮できる対面は移動に大きな時間ロスがある
- オンラインは、簡単に情報を共有できるが情報漏えいが心配 対面は共有も一手間だがオンラインが保護できる
- オンラインは、画面以外で何をしているかわからない対面はごまかすことはできない
- オンラインは、接続状況により仕様が変わる対面では、トラブル時の対応が難しい
- オンラインは、参加者を集中させることができない 対面では参加者は集中するしかない
- オンラインマナー、方法の伝承が少ない仕様方法がわからない人が多い 対面は王道である
- オンラインは、空気感を共有できない対面では日本独特の「空気感」の共有ができる
原因１：オンラインに関する考え方の大きな誤りを改善すること
当然、オンラインに対する間違った考え方を論じることから必要となります。 全ての事柄において、「思いこみ」は全てを台無しにします。
以下のような考え方を改善する（または改善させる）ことが必要です。
- オンラインは相手を感じることができる、解決できないことが必要である
- 画面以外は見えないので、ない部分はだらしなくて良い＝生産性が落ちる
- 接続エラーを常に心配しなくてはいけない
- 便利だから使うものであり 必須ではない
- オンラインマナーはないので、好きなように設定して良い
- 対面の時は「いつもの自分」のままで良い
- 対面より気軽である
- 服装もカジュアルで良い
- 握手やお辞儀がないので、挨拶はそこそこ良い
- オンラインはつまらない、嫌いである
原因２：使い方、必要性、重要性の共有が足りない
実際に、オンラインは「気軽」ではなく、真逆で、対面よりもずっと気を使い、工夫が必要なものです。
このことを、まず始めに置かなくてはいけません。オンラインで一番怪しいのは、「コミュニケーション」です。
オンライン会議を開く前に、仲間同士では、「どのような仕組みでオンライン会議に参加すべきか」を徹底しておくことです。オンラインに関しても、「統一したプロフェッショナリズム」の意識が最も大切です。
考え方がバラバラである団体の性質が、明確に見られるのが、この点です。統一の考え方、方針、プロフェッショナルな行動は、オンラインだからこそ相手に伝えます。
原因３：オンライン会議・講義のマナーがわからない
オンラインマナーを「ネチケット」と呼びます。
対面であればある程度ごまかせます「第一印象・第二印象」オンラインでは誤魔化すことはできません。見た目・声・見せ方、が命です。
今までの主流ではなかったものどれだけこなすのか、といったところは、その団体、企業、個人の質をおおいに表します。
なんとなく考えてしまう原因は、全て、「見た目・音・見せ方」この３点あります。対抗、「３つのV」につながります。メラビアンの法則）
これを知っているのか知らないのか、で印象が大きく変わるものです。
- システムチェックは念入りに1ヶ月前から：当日に何も起こらないようにしておくオンラインでは何かが起きること前提で準備をする必要があります
- チームとの気持ちのシェア：離れているところで働いている場合、気持ちのバランスに差が出やすくなります。
- 練習：オンライン会議には「慣れ」が必要で、思わぬ小さなこと発見します。例えば、自分の姿勢や服装や目線が気になり、音声や背景やBGMも気になります。改善する事です。
- 当日は、30分前から待機する：オンラインとなると、ギリギリまで準備をしない人が多いので、締め切りを30分前とする必要があります。事です。
20 うち10のオンラインマナー ネチケットを極める事
- モバイルのセッティング：カメラの位置は自分の目の高さかどうか：見下ろす、見上げない様に！
- マイクのテスト：マイクは外さずにお勧めします。聞いている方が聴きやすいです。
- イヤフォンの線は首の後ろへ回す： 見た目の問題です。だらしなく見えます。
- ライトの設定：追加ライトを顔に当たる様にします。暗いイメージは相手の気持ちを暗くします。
- 背景の確認：会議の用途に合わせて確認する必要があります。ビジネスかつプロフェッショナルなら、軽い会議なら、固すぎないか、色々あると、話に集中できないため、シンプルで綺麗である必要があります。 可能であれば、トピックに関係のある本などを飾るとプラスです。
- 家庭内であれば、家族と離れている事：可能であれば部屋に鍵をかけましょう。
- 他の人や生活が背景に見えない様に工夫：一番怖い瞬間です。細心の注意を。
- スクリーンの位置：近すぎる人が９割を超えます。相手は大きなスクリーンで見ています。スクリーンを実際の人の距離感でそのまましょう。顔だけが映るのは訓練士に見えます。
- 服装：トピックにあった服装：自宅であってもビジネスであれば、ジャケットは羽織るべきでしょう。そのトピックと業務によります。カジュアルすぎない様に注意することが必要です。あえて、下半身はパジャマということはない様に。顔に出ます。暗い色はNGです。黒をなるべく選択しない事。普段だと強すぎるくらいの色が丁度良くなります。 ロイヤルブルーがお勧めです。 ベージュも日本人には顔が褪せて見えます。
- 席を承認時：ビデオオフしていない姿をできるだけ見せない事
オンラインだからこそ差をつける
「空気感」に逃げることのできないオンラインだからこそ、気をはる事が多く、工夫をしなくては、せっかくのチャンスを台無しとなます。
いつも、「相手がどう思うか」「相手にどう見られているか」を意識しなければいけません。
反対に、オンラインで成功してしまえば、時間やコストを削減しながら、素敵なイメージを世の中に伝える事ができ、素敵な人脈も繋がります。
オンラインでも「この人は違う！」そんな風に言っているのが、「エチケット」の魔法です。
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