国際プロトコール学習：国際オンライン会議　10の意外な失敗と改善法

これから、どんどん需要となるであろうオンライン会議ですが、世界のオンライン化はものすごい速度で進んでいます。何となく、「オンライン会議はストレスだ」「気持ちが変わる」「集中できない」と思ったことはありませんか？それは、「オンラインだからだ」「文化の違い」と片付けていませんか？

オンラインに参加している人をみて、「この人は意外とこうだ、これは良くない、イメージが変わった」そんな風に思ったことはありませんか？

それは誰もが思うことですので、気をつけなければいけません。そしてこれを「ネチケット」と呼び、これこそが世界共通の国際マナーになります。

次回は、「実際にオンラインで国際会議をする時のマナー」をご紹介しますが、今回は、世界一般的なオンライン会議についてお話しいたします。

オンラインでありがちな失敗

実は、オンライン会議の不便さは、オンラインの「状況」が招いているのではなく、そのやり方が間違えているだけなのです。

ここさえ改善すれば、オンラインの利点だけを取ることができます。

そして、もっと大切なのは、「オンラインマナーが存在する」ということを知っていることです。

ここのところ、オンライン会議や講義に参加することが非常に多くなりました。その際、気が付いたことがあります。それは、９割の人がオンラインマナーを全く知らない、と言う事です。

簡単に解決し、自分たちをプロフェッショナルにみせることができるオンライン会議や講義のチャンスを失い、正反対の印象で、対面ではプロフェッショナルな分、非常にがっかりすることが多く起こりました。

しかし、この点を改善すれば、オンラインでも充分に信頼できる印象を与える事ができます。

オンライン会議・講義の利点・不利点

誰もが知るように、オンライン会議には大きな利点と不利点があります。よく考えてみれば、それは、対面でも利点不利点がある事と何も変わらない事です。

• オンラインは、移動時間を短縮できる　対面は移動に大きな時間ロスがある
• オンラインは、簡単に情報を共有できるが情報漏れが心配　対面は共有も一手間だがコンプライアンスが保護できる
• オンラインは、画面以外で何をしているかがわからない　対面はごまかすことはできない
• オンラインは、コネクション状況により仕様が変わる　対面では、トラブル時の対応が難しい
• オンラインは、参加者を集中させることができない　対面では参加者は集中するしかない
• オンラインマナー、方法の伝授が少なく仕様方法がわからない人が多い　対面は王道である
• オンラインは、空気感を共有できない　対面では日本独特の「空気感」の共有ができる

原因１：オンラインに関する考え方の大きな間違え　改善すること

まずは、オンラインに対する間違った考え方を取り除くことから必要となります。全ての物事において、「思いこみ」は全てを台無しにします。

以下のような考え方を改善する（または改善させる）ことが必要です。

• オンラインは相手を感じること、読み取ることができない　読み取ることが必要である
• 画面以外は見えないので、見えない部分はだらしなくて良い＝生産性が落ちる
• コネクションエラーを常に心配しなくてはいけない
• 便利だから使うものであり　必須ではない
• オンラインマナーはないので、好きなようにセットして良い
• 対面の時の「いつもの自分」のままで良い
• 対面より気軽である
• 服装もカジュアルで良い
• 握手やお辞儀がないので、挨拶はそこそこで良い
• オンラインはつまらない、嫌いである

原因２：使い方、必要性、重要性　の共有が足りない

実際に、オンラインは「気軽」ではなく、真逆で、対面よりもずっと気を使い、工夫が必要であるものです。

このことを、まずは念頭に置かなくてはいけません。オンラインで一番欠陥を心配されるのは、「コミュニケーション」です。このコミュニケーションをどのように成長させていくかがポイントです。

オンライン会議を開く前に、仲間同士では、「どのような体制でオンライン会議に参加すべきか」を徹底しておくことです。オンラインに対しても、「統一したプロフェッショナリズム」の意識が最も大切です。

考え方がバラバラである団体の性質が、明確に見られるのが、この点です。統一の考え方、方針、プロフェッショナルな行動は、オンラインだからこそ相手に伝わります。

原因３：オンライン会議・講義のマナーを知らない

オンラインマナーを「ネチケット」と呼びます。

対面であればある程度ごまかせる「第一印象・第二印象」オンラインでは誤魔化すことはできません。見た目・声・見せ方、が命です。

今まで主流ではなかった事をどれだけこなせるのか、といったところは、その団体、企業、個人の質をおおいに表します。

なんとなくがっかりしてしまう原因は、全て、「見た目・音・見せ方」この３つにあります。まさに、「３つのV」に関わります。（メラビアンの法則）

これを知っているのか知らないのか、で印象が大きく変わりものです。

• システムチェックは念入りに1ヶ月前から：当日に何も起こらないようにしておく　オンラインでは何かが起きること前提で準備をする必要があります
• チームとの気持ちのシェア：離れているところで働く場合、気持ちのバランスに差が出やすくなります。日頃から、オンラインでの働き方、気持ちのいれ方、モチベーション維持の工夫　が必要になります。
• 練習：オンライン会議には「慣れ」が必要で、思わぬ小さな事を発見します。例えば、自分の姿勢や服装や目線が気になり、音声や背景やBGMも気になります。早いうちに改善する事です。
• 当日は、30分前から待機する：オンラインとなると、ギリギリまで準備をしない人が多くいるので、締め切りを30分前とする必要があります。全て整ってからは、待機の間、大きな仕事をしない事です。

20のうち10のオンラインマナー　ネチケットを極める事

1. パソコンのセッティング：カメラの位置は自分の目の高さかどうか：見下ろす、見上げないない様に！
2. マイクのテスト：マイクは外ずけをお勧めします。聞いている方が聴きやすいのです。
3. イヤフォンの線は首の後ろへ回す：見た目の問題です。だらしなく見えます。
4. ライトのセッティング：追加ライトを顔に当たる様にします。暗いイメージは相手の気持ちを暗くします。
5. 背景の確認：会議の用途に合わせて確認する必要があります。ビジネスならばプロフェッショナルか、軽い会議であれば、固すぎないか、色々なものがあると、話に集中できないため、シンプルでかつ綺麗である必要があります。可能ならば、トピックに関係のある本などを飾るとプラスです。
6. 家庭内であれば、家族と離れている事：可能ならば部屋に鍵をかけましょう。周りの音が聞こえない様なマイクの準備をお勧めします。
7. 他の人や生活が背景に見えない様に工夫：一番恐ろしい瞬間です。細心の注意を。
8. スクリーンの位置：近すぎる人が９割を超えます。相手は大きなスクリーンで見ています。スクリーンを実際の人との距離感でおきましょう。自分の胸辺りまでがおさまる高さにセッティングしましょう。顔だけが映るのは不気味に見えます。
9. 服装：トピックにあった服装：自宅であってもビジネスであれば、ジャケットは羽織るべきでしょう。そのトピックと業種によります。カジュアルすぎない様に注意することが必要です。反対に、余りやりすぎるのは不自然です。課題に合わせましょう。決して、下半身はパジャマということはない様に。顔に出ます。暗い色はNGです。黒をなるべく選択しない事。通常は黒がプロフェッショナルですが、画面上だととても重たく暗い雰囲気となります。普段だと強すぎるくらいの色が丁度良くなります。ロイヤルブルーがお勧めです。ベージュも日本人には顔が褪せて見えます。
10. 席を離れる時：ミュート、ビデオオフ　いない姿をなるべく見せない事

オンラインだからこそ差をつける

「空気感」に逃げることのできないオンラインだからこそ、気をはる事が多く、工夫をしなければ、せっかくのチャンスを台無しとなします。

常に、「相手がどう思うか」「相手にどう見られているか」を意識しなければいけません。

反対に、オンラインに成功してしまえば、時間やコストを削減しながら、素敵なイメージを世の中に伝える事ができ、素敵な人脈も繋がります。

オンラインでも「この人は違う！」そんな風に言わせるのが、「エチケット」の魔法なのです。